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Carrefour fait aujourd’hui évoluer ses pratiques budgétaires pour tirer profit des capacités de l’outil et obtenir une visibilité sur l’impact financier des décisions RH.
Carrefour utilise Scénario RH depuis 3 ans, sur un périmètre d’environ 190 hypermarchés, représentant 70 000 salariés. Après avoir mis à profit les capacités d’intégration et de calcul du logiciel, Carrefour fait aujourd’hui évoluer ses pratiques budgétaires pour tirer profit des capacités de l’outil et obtenir une visibilité sur l’impact financier des décisions RH.
Pionnier de la grande distribution alimentaire, Carrefour adapte aujourd’hui ses formats et canaux aux besoins de ses clients en France et dans le monde. Avec 12 225 magasins dans plus de 30 pays, et 11 millions de passages en caisse quotidiens, Carrefour a pour ambition de devenir le leader de la transition alimentaire pour tous.
Rattaché au contrôle de gestion, Jérôme Barriety est en charge de l’analyse de la performance des frais de personnel des 190 hypermarchés de Carrefour. Il analyse à ce titre la masse salariale représentée par plus de 70 000 collaborateurs, qui sont gérés par 190 responsables RH en magasins. Le nombre de salariés en CDD est important dans la grande distribution, et les mouvements à tracer sont donc nombreux pour un groupe comme Carrefour. En 2017, le groupe décide de professionnaliser ses méthodes de pilotage. « Une partie de nos processus était basée sur tableur, explique Jérôme Barriety, et l’autre sur un logiciel interne que nous ne pouvions plus faire évoluer. » Trois logiciels spécialisés dans le pilotage de la masse salariale sont mis en compétition. Carrefour choisit au final Scénario RH d’Allshare, qui se révèle la solution la plus efficace : « Scénario RH nous donnait la possibilité de centraliser les informations, tout en fiabilisant la remontée des éléments variables des magasins, précise Jérôme Barriety. Il proposait également les restitutions les plus visuelles, ainsi que le meilleur rapport qualité-prix. »
Avec ses dizaines de milliers de salariés, près de 2000 rubriques dans le plan de paie, et un plan budgétaire complexe, la masse salariale de Carrefour représente des volumes de plusieurs centaines de millions de données à calculer. La performance de Scénario RH était donc un critère essentiel pour parvenir à piloter les frais de personnel avec efficacité.
Pour assurer cette performance, Allshare a choisi d’héberger son logiciel Scénario RH dans son propre datacenter, qu’il maintient et administre avec ses équipes d’experts. Carrefour transforme son processus de pilotage de la masse salariale
Nous avons beaucoup gagné en performance, constate Jérôme Barriety. La consolidation des données d’un magasin prenait auparavant plus d’une heure et aujourd’hui elle se fait en 15 minutes.
Grâce à cette performance, Carrefour calcule chaque nuit la masse salariale de l’ensemble des magasins, ce qui ne pouvait pas être réalisé avant la mise en place de Scénario RH. De même, le cycle budgétaire prenait auparavant 3 mois, qui se sont réduits à 4 semaines aujourd’hui.
Avec les automatismes mis en place, les données sont fiables et les responsables RH n’ont plus le stress de l’intégration des données variables. Ils peuvent se concentrer sur l’analyse des données fournies.
Pour fiabiliser la remontée des éléments variables, des interfaces ont été créées entre le logiciel de paie, de gestion des temps et de comptabilité. Auparavant, les responsables RH effectuaient eux-mêmes ces intégrations, après avoir extrait les données des différents logiciels. Avec ces automatismes, le gain de temps et de fiabilité est important, et les magasins reçoivent directement une première prévision budgétaire qu’ils n’ont plus qu’à valider ou modifier. Ensuite, les écarts entre le budget et le réel sont analysés chaque mois, grâce aux analyses d’écart proposées par Scénario RH.
Avec Scénario RH, les calculs sont beaucoup plus rapides et les analyses d’écart peuvent se faire avec une granularité très fine, jusqu’au niveau du salarié. Nous gagnons également en finesse de projection sur les simulations.
Avec la mise en place de Scenario RH, le travail nécessaire pour intégrer les différents outils de paie et de comptabilité a permis également de mener une réflexion très utile sur la cohérence des données des différents systèmes, en particulier pour le mapping des rubriques de paie.
Les équipes de Carrefour apprécient l’expertise des consultants d’Allshare. « La connaissance des aspects réglementaires et de la gestion du personnel est une des grandes forces d’Allshare, estime Jérôme Barriety. Nous sommes accompagnés par des consultants experts et réactifs qui, jusqu’à présent, n’ont jamais dit non à nos demandes d’adaptation. » Allshare fait en effet évoluer constamment son logiciel selon les besoins de ses clients et les nouveautés du réglementaire en matière de paie. La nécessité de cette adaptation constante s’est encore révélée lors de la crise sanitaire en 2020 avec l’intégration des dispositifs gouvernementaux concernant l’activité partielle.
Carrefour continue à faire évoluer ses pratiques pour profiter du potentiel de Scénario RH. Actuellement, Carrefour effectue un budget en fin d’année, qui est révisé une fois en début d’année fiscale, mais il calcule aussi un atterrissage mensuel, en intégrant chaque semaine les données pilotées, pour vérifier si le budget est bien tenu.
En parallèle, l’entreprise commence à adopter un rolling forecast, qui permet de réviser le budget en cours d’année mais aussi de faire des simulations et d’en voir directement l’impact. « Cela va nous permettre de mettre en évidence l’impact financier des décisions RH et de proposer ces projections dans le cadre des négociations annuelles, explique Jérôme Barriety. »
Carrefour a automatisé la remontée des données des différents logiciels, ce qui a permis de mettre en cohérence les données.
Les interfaces sont automatiques, les analyses sont intégrées, et les temps de traitement optimisés grâce à l’hébergement chez Allshare.
Avec la granularité des calculs et les possibilités de simulation de la masse salariale, l’entreprise gagne en précision dans les projections et en visibilité sur les impacts financiers des décisions RH.
De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement dans la solution standard pour prendre en compte la réglementation et les besoins des clients.
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