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Scénario RH permet d'anticiper les besoins, d'éviter les dépassements budgétaires et de faciliter la collaboration entre les équipes RH et contrôle de gestion, tout en s'adaptant aux spécificités du secteur public.
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Ressources
Le Département des Yvelines, collectivité territoriale gérant 4 000 collaborateurs et 186 millions d'euros de masse salariale, a fait évolué son pilotage budgétaire en adoptant Scénario RH en 2018. La solution remplace Excel pour la planification et le suivi des coûts salariaux, offrant une vision précise grâce au rolling forecast mensuel. L'outil permet d'anticiper les besoins, d'éviter les dépassements budgétaires et de faciliter la collaboration entre les équipes RH et contrôle de gestion, tout en s'adaptant aux spécificités du secteur public.
Le Département des Yvelines représente une collectivité territoriale d'envergure, avec un budget global de près de 1,5 milliard d'euros. Ses domaines d'intervention sont variés et stratégiques :
Cette diversité d'activités nécessite une gestion rigoureuse des ressources humaines, avec 4 000 collaborateurs représentant 186 millions d'euros de masse salariale annuelle et environ 600 recrutements par an.
En 2018, le Département des Yvelines a identifié un enjeu majeur : l'impossibilité de piloter efficacement sa masse salariale sans visibilité précise. Comme l'explique la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion :
« Le temps passé et les risques d'erreur étaient trop importants pour que nous puissions piloter efficacement et avec réactivité notre masse salariale. »
La gestion via Excel présentait plusieurs inconvénients :
L'équipe du Contrôle de Gestion avait besoin d'un outil capable de :
« Faire des projections pour anticiper et éclairer la prise de décisions, notamment en matière de recrutement »
Comme l'explique la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion. L'outil devait également permettre des arbitrages efficaces lors des étapes budgétaires.
Le Département des Yvelines a défini des critères précis pour sa future solution de pilotage, comme l'explique la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion :
« Nous voulions disposer d'un cube multi-dimensionnel qui permette de stocker les éléments de la paie, de calculer et consolider la masse salariale, et qui nous laisse toute autonomie pour définir nos hypothèses d'évolution des coûts salariaux. »
Scénario RH répond parfaitement à ces exigences en proposant une vision hybride. Comme le précise la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion :
« Nous avons privilégié au départ cette vision financière, tout en y intégrant la vision des RH. »
Aujourd'hui, les deux tiers des utilisateurs appartiennent aux ressources humaines, tandis que les calculs et simulations restent maîtrisés par le contrôle de gestion.
La solution s'interface naturellement avec l'écosystème existant :
Le contexte budgétaire du secteur public impose des contraintes spécifiques. Comme l'explique la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion : « Une fois les crédits votés, nous devons effectuer un pilotage très précis, car il n'est pas possible de modifier les crédits entre deux étapes budgétaires. » L'enveloppe "masse salariale" est totalement étanche, et les ajustements ne sont possibles que trois fois par an devant l'assemblée départementale. Cette rigidité nécessite une précision exceptionnelle dans le pilotage.
« C'est tout l'enjeu de ce pilotage : il doit nous donner une vision très précise pour nous permettre d'ajuster les crédits selon nos besoins ou de prioriser nos choix en fonction de l'enveloppe fixée », ajoute-t-elle.
Chaque mois, lors de l'intégration de la paie, Scénario RH effectue un calcul des prévisions d'atterrissage en fin d'année. Cette approche permet :
Le module GPR permet de simuler et anticiper les choix stratégiques à 5 ans. Les décisions politiques sont désormais éclairées par une mesure d'impact précise en effectif et en masse salariale.
La solution répond aux attentes d'adaptation du contrôle de gestion et de la DRH, permettant d'intégrer facilement les hypothèses et d'affiner les calculs selon les besoins spécifiques.
Scénario RH est devenu l'outil de référence pour le dialogue entre RH et Contrôle de Gestion. Les équipes travaillent avec les mêmes chiffres, et les hypothèses RH se traduisent directement en impacts financiers.
Le remplacement d'Excel par Scénario RH a permis :
Les capacités de paramétrage de Scénario RH ont été mises à profit pour gérer les particularités de la paie publique :
Comme le souligne la Responsable du Pôle Contrôle de Gestion :
« Notre valeur ajoutée est de traduire les événements et les décisions RH en indicateurs chiffrés, pour pouvoir, lors des séances d'arbitrage, faire apparaître les implications financières des hypothèses choisies, et montrer les impacts des évolutions réglementaires. »
Le Département des Yvelines souhaite faire évoluer le moteur de calcul pour mieux évaluer l'ensemble des ressources dédiées à une politique publique, incluant :
L'objectif est de développer différents scénarios d'évolution pour définir une trajectoire cible, essentielle pour :
« Scénario RH est une solution fiable et robuste qui nous permet de piloter notre masse salariale et notre budget avec précision et qui s'est adaptée à nos particularités grâce à sa souplesse de paramétrage. »
Responsable du Pôle Contrôle de Gestion au Conseil Départemental des Yvelines
La Responsable du Pôle Contrôle de Gestion conclut :
« Les experts Allshare sont à nos côtés pour répondre à nos besoins et ils mettent en permanence leur expertise RH à contribution pour faire évoluer leur logiciel. C'est un vrai point fort de la solution. »
L'expérience du Département des Yvelines illustre parfaitement comment une solution adaptée peut transformer la gestion de masse salariale d'une collectivité territoriale. Scénario RH a non seulement répondu aux défis techniques, mais a aussi facilité la collaboration entre les équipes et amélioré la prise de décision stratégique.
L'accompagnement continu des experts Allshare garantit une évolution permanente de la solution, confirmant la pertinence de ce choix pour une gestion moderne et efficace des ressources humaines dans le secteur public.
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