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Le Groupe obtient des analyses et des prévisions plus fiables, des calculs automatisé et l’évolution de la masse salariale sur 5 ans.
Le Groupe Les Echos - Le Parisien est né du rachat en 2015 du quotidien Le Parisien et d’Aujourd’hui en France par le Groupe Les Echos. Il occupe un leadership sur plusieurs marchés, dont la presse économique, la presse quotidienne généraliste, l’information financière (avec notamment le site Boursier.com), l’événementiel (dont le salon Viva Tech) et les services aux entreprises (brand content, dématérialisation, formation…). Le groupe emploie aujourd’hui environ 1600 salariés (dont 1400 suivis dans AllShare) répartis dans une quinzaine d’entités juridiques.
Le Groupe utilise Scénario RH depuis 2010, pour remplacer la gestion faite sous Excel. Il obtient ainsi des analyses et des prévisions plus fiables et plus détaillées, et des calculs automatisés, autour d’une base de données commune qui facilite les échanges et permet de visualiser l’évolution de la masse salariale sur 5 ans.
Le Groupe utilise également Salary Planning pour la gestion des révisions salariales.
Les Echos – Le Parisien est engagé depuis plusieurs années dans une profonde mutation de ses activités. La transformation numérique du secteur des médias touche directement son business model et nécessite de maîtriser les coûts.
Dans le cadre de cette évolution, le pilotage de la masse salariale est crucial, et doit se faire avec des outils permettant une analyse affinée des différentes activités.
Comme beaucoup d’entreprises, Les Echos- Le Parisien analysait sa masse salariale sur Excel. Il y a dix ans, le groupe utilisait Pléiades pour gérer sa paie qui permettait d’obtenir un premier niveau de simulation, mais qui n’était pas suffisant au regard des nouveaux enjeux. La responsable du Contrôle de Gestion également en charge du processus général de budgétisation et de suivi de la masse salariale pour l’ensemble des sociétés ayant leur paie dans ADPprécise :
« Au fur et à mesure de la diversification de nos activités, nous avions besoin d’opérer un suivi plus précis et le changement d’outil devenait urgent »
Les Echos-Le Parisien décide de passer à une solution logicielle professionnelle, dédiée au contrôle de gestion financier et au pilotage de la masse salariale, et découvre Scénario RH par le biais de sa maison-mère LVMH, qui était déjà cliente de Allshare.
La solution Scenario RH se révèle suffisamment souple pour gérer les particularités du Groupe Les Echos – Le Parisien, qui a développé au cours du temps plusieurs types d’activités pour accompagner sa transition vers le numérique. Il lui fallait une solution qui gère les différentes entités juridiques, et qui puisse apporter également une vision transverse des activités présentes dans plusieurs entités.
Le Groupe s’est en effet diversifié en proposant des études sectorielles, l’organisation de salons, des formations, ainsi que de nouveaux formats de communication tels que les podcasts.
« Chaque contrôleur de gestion gère une activité particulière, explique la responsable du contrôle de gestion sociale. Nous parvenions à découper nos analyses avec notre tableur mais c’était compliqué et cela nous prenait bien sûr plus de temps qu’avec un outil dédié à ce pilotage. »
Pour récupérer automatiquement les informations de la paie et les OD comptables, des interfaces ont été mises en place avec ADP, le système de paie actuel, et SAP. Les évolutions de ces systèmes sources se font sans difficulté grâce à la souplesse de Scénario RH. Les contrôleurs de gestion utilisent le module Dashboard qui leur permet d’accéder en temps réel, via un portail web, à tous les indicateurs de leur périmètre, regroupés dans des tableaux de bord graphiques, respectant leurs habilitations et droits d’accès aux données.
Scénario RH est utilisé pour l’élaboration du budget, qui se fait avec une révision en début d’année, ainsi qu’un plan stratégique sur 5 ans. Le Groupe utilise également Salary Planning qui lui permet de gérer l’intégralité du processus de révision salariale. L’analyse des écarts est effectuée à chaque clôture mensuelle. Grâce à la mise en place des outils de Allshare, qui permettent un paramétrage affiné, le contrôle de gestion maitrise les différents éléments de la paie.
« La souplesse de Scénario RH nous permet de prendre en compte toutes les spécificités de nos différentes conventions collectives. »
L’utilisation de Scénario RH apporte des gains de productivité ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur l’étude des chiffres :
« Nous réalisons des analyses beaucoup plus précises et efficaces, constate la responsable du contrôle de gestion sociale, c’est un système extrêmement souple qui nous permet de réaliser des choses que nous n’aurions pas pu faire auparavant. »
Les Echos - Le Parisien obtient également des indicateurs fiables, avec des données consistantes et des règles de gestion partagées.
« En travaillant sur tableur, chacun est tenté d’appliquer sa méthode, explique la responsable du contrôle de gestion sociale. Avec Scénario RH, nous sommes confiants car les règles sont partagées à travers toutes les entités du groupe. »
Le calcul des provisions pour congés payés, l’intégration du 13e mois, ne sont plus des sujets de discussion, et la consolidation des chiffres se fait instantanément, pour donner une vision transverse au management.
L’autre avantage important de Scenario RH est la visibilité obtenue, grâce au plan à 5ans, qui est très utile pour prendre notamment en compte les primes d’ancienneté des journalistes, et qui donne une vision plus fine et détaillée de l’évolution des chiffres.
Elle collabore avec les experts de Allshare depuis de nombreuses années et apprécie leur expertise et leur disponibilité. « Nous travaillons de manière très productive et efficace avec les experts de Allshare, constate-t-elle. Les consultants connaissent notre dossier et ils trouvent toujours une solution à nos demandes. »
Le Groupe Le Parisien – Les Echos a décidé d’héberger ses données dans le datacenter de Allshare. L’éditeur possède en effet ses propres datacenters et peut ainsi assurer la maintenance et l’optimisation des performances de ses solutions. « Les conditions d’hébergement respectent les normes de sécurité du Groupe et cela nous a permis de gagner en performance, » conclut la responsable du contrôle de gestion sociale.
Avec Allshare, le Groupe Les Echos - Le Parisien effectue des prévisions à un niveau plus fin, ce qui procure une vision plus précise et améliore la justesse des analyses et des prévisions.
Avec les prévisions budgétaires sur 5 ans, les contrôleurs de gestion peuvent voir directement l’impact des décisions, avec notamment la prise en compte des spécificités des conventions collectives des différentes entités du Groupe.
Les bases de données et les règles de gestion communes permettent aux entités de travailler autour des mêmes chiffres, ce qui facilite la collaboration.
La souplesse de paramétrage de Scénario RH permet de prendre en compte les spécificités du groupe, et d’opérer des évolutions telles que le changement de plan analytique, ou même le changement de SIRH.
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