CCI France optimise ses processus de pilotage RH et d’élaboration budgétaire avec Scénario RH

CCI France a déployé Scénario RH auprès des CCI pour :

• Simplifier les processus de reporting et d’élaboration budgétaire
• Gagner du temps et obtenir des chiffres précis en évitant les manipulations de fichiers Excel
• Gérer simplement les consolidations d’informations et les différentes habilitations au sein de l’organisation

Lorsque CCI France démarre son projet d’unification des systèmes de gestion des Ressources Humaines, la situation est très décentralisée. Chaque organisation emploie ses propres logiciels, et pour la planification budgétaire ainsi que le reporting, tout est réalisé sur des tableurs.

En 2013, une réforme ayant pour effet de transférer les employés vers les chambres régionales donne l’occasion de revoir les outils.

« Nous sommes passés de 130 employeurs à 18, dit le Directeur de projet SIRH des CCI. Mais la gestion des personnes restait locale. » Il nous fallait des logiciels unifiés qui permettent de gérer la paie à un niveau régional et les RH à un niveau local. »

Après la mise en place d’HR Access pour la paie et de Talentsoft pour les RH, CCI France recherche une solution pour le pilotage des effectifs et de la masse salariale.

L’objectif est de pouvoir élaborer le reporting légal et de normaliser et faciliter le processus budgétaire.

« Avec Excel, chacun avait ses propres indicateurs, et lorsque nous consolidions les chiffres, il était difficile d’obtenir une vision correcte. Nous passions beaucoup de temps à réconcilier et contrôler les informations. »

Afin de sélectionner la solution la plus appropriée, l'équipe de projet analyse le marché et établit des critères spécifiques. Il est essentiel de trouver un logiciel capable de gérer un effectif important de 15 000 employés et de définir précisément les droits d'accès aux données.

« La gestion de la confidentialité est complexe dans notre organisme » confie le Directeur de projet SIRH.

Les CCI Territoriales ne doivent accéder qu’à leur périmètre, et nous avons également défini différents rôles au sein des organisations. Scénario RH est la solution qui nous a permis de gérer parfaitement ces habilitations. »

Au moment du choix, CCI France veille également à ce que les interfaces avec la paie et les RH soient fluides et précises.

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Un processus budgétaire harmonisé

Grâce aux interfaces avec les outils de paie et RH, Scénario RH récupère mensuellement tous les éléments réels concernant les données individuelles. Les évènements prévisionnels de type fins de contrats, augmentations indiciaires, sont quelques exemples.

Chaque Chambre de Commerce et d'Industrie régionale, en collaboration avec les CCI Territoriales où les employés sont affectés, établit désormais un budget révisé quatre fois par an.

1. En juin, une première version du budget n+1 est réalisée en projetant les données réelles des 5 premiers mois de l’année.
2. Début juillet, un second scénario actualise les projections sur la base du réalisé du 1er semestre. Ce second scénario aboutit généralement à la présentation du budget primitif N+1 destiné aux instances des CCI.
3. Début novembre, un troisième scénario est produit en s’appuyant sur les 10 premiers mois du réalisé de l’année. Il constitue un scénario d’atterrissage de budget N en même temps qu’une première approche d’un éventuel budget rectificatif N+1.
4. Une quatrième version est créée en janvier pour intégrer les éléments précédents et préparer le budget rectificatif N+1 (si nécessaire).

L’analyse mensuelle des écarts est réalisée par les contrôleurs de gestion avec Scénario RH. Ils peuvent repérer très vite les anomalies et changements, tout particulièrement dans les affectations des salariés aux nombreux centres de coûts. Ces derniers fluctuant selon les missions et affectations en cours d’année.

« Les CCI Régionales gagnent un temps énorme car elles travaillent avec les CCI Territoriales sur la même base de données et sur des hypothèses partagées. »

« Avec Scénario RH, nous obtenons des données homogènes et nous travaillons avec une méthodologie commune. Nous avons énormément gagné en fiabilité et en finesse d’analyse. » Directeur de Projet SIRH des CCI, CCI France

Le dispositif gagne énormément en fiabilité, dans la mesure où les informations sont issues de la paie, ainsi qu’en facilité d’exécution. A titre d’exemple, les embauches prévisionnelles s’appuient sur des profils type ou encore des enveloppes pour les vacations. Les centres de coûts prévisionnels ou rétroactifs sont gérés via des injections sous Excel.

Un saut qualitatif très important a également pu être réalisé au niveau des indicateurs. En effet la définition et l’alimentation par les données ad hoc sont parfaitement homogènes et donc comparables. Ils peuvent être réalisés aux différents niveaux de l’organisation consulaire : local, régional et national.

Surtout utilisé à l’origine pour répondre aux problématiques budgétaires, l’outil s’enrichit progressivement d’un usage RH, avec le souci d’épargner aux CCI l’élaboration d’états normalisés, désormais produits automatiquement : c’est le cas par exemple du bilan social.

Outre la piètre fiabilité des données consolidées au plan national sur la base du déclaratif local, l’élaboration du bilan national constituait un pensum qui prenait des mois de relances. Chaque CCIR, a désormais à sa disposition son bilan qu’elle peut suivre mensuellement.

« Nous avons prévu cette année de produire sur le même mode l’index égalité hommes/femmes. Dans un avenir probablement proche, une partie importante de la BDES pourra également être fournie. »

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Une solution fédératrice pour les RH et le Contrôle de Gestion

L’arrivée de Scénario RH a favorisé la collaboration.

« Auparavant il y avait un fort cloisonnement et les chiffres n’étaient pas nécessairement partagés. Aujourd’hui, nous formons en même temps des responsables des RH et du contrôle de gestion, sur un processus budgétaire intégré ».

Preuve de cette collaboration : le Club Utilisateurs qui se réunit tous les semestres intègre des collaborateurs des différents services, qui partagent les problématiques, identifient les anomalies éventuelles et surtout définissent ensemble les améliorations à apporter pour accroitre la pertinence de l’outil commun.

Les consultants d’Allshare participent également à ces réunions. Depuis la conception de la solution initiale, ils continuent d’accompagner CCI France et le réseau pour gérer les flux mensuels d’alimentation de Scénario RH par les données administratives et de paie, assurer le support utilisateurs, apporter leur expertise à la réalisation des évolutions décidées par le Club et contribuer aux réflexions collectives.

« Le logiciel s’enrichit ainsi, année après année, et les experts d’Allshare sont des partenaires précieux, toujours à l’écoute de nos besoins et toujours réceptifs à nos projets, » conclut le Directeur de projet SIRH.

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AVANTAGES

Productivité et fiabilité

En éliminant les manipulations de fichiers Excel, le gain de temps est considérable et le proces- sus est rationalisé et normalisé.

Décloisonnement des équipes

Les échanges se font autour des mêmes chiffres, avec des données centralisées et des processus uniformisés.

Analyses affinées

Les contrôleurs de gestion ont accès à des informations très précises, et les responsables RH peuvent maintenant analyser de nouveaux indicateurs métiers.

Prévisions plus justes

Avec plus d’itérations, l’intégration automatique du réalisé et des projections prenant en compte les éléments prévisibles, l’élaboration budgétaire est plus fiable.

« L’utilisation de Scénario RH facilite le dialogue, et amène beaucoup de cohérence, d'harmonie et de consensus au sein du réseau. »

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CCI FRANCE EN BREF

CCI France est l’établissement animateur et fédérateur des Chambres de Commerce et d’Industrie françaises. Elle exerce une mission d’animation, d’appui et de conseil auprès des CCI : développement des entreprises, territoires et équipements, formation, soutien juridique et ressources humaines. À ce titre, elle facilite la mise en commun des compétences et des initiatives.