Une solution SaaS conçue pour vous donner une vision claire, fiable et exploitable de la masse salariale, afin de mieux anticiper, expliquer et décider.
Simplifiez vos campagnes salariales : automatisez, sécurisez les données, gagnez visibilité et performance stratégique.
%201.svg){kind=icon}
Grâce à l'abandon des fichiers Excel au profit d'une plateforme centralisée, l'entreprise a économisé 60 jours de travail par an tout en sécurisant les données RH.
.svg)
Ressources
Kiabi, enseigne française de prêt-à-porter créée en 1978, a révolutionné son processus de révision salariale en adoptant la solution Salary Planning fin 2017. Cette transformation digitale concerne 5 500 salariés répartis dans 3 sociétés et 330 utilisateurs. Grâce à l'abandon des fichiers Excel au profit d'une plateforme centralisée, l'entreprise a économisé 60 jours de travail par an tout en sécurisant les données RH. Cette modernisation illustre parfaitement comment une solution dédiée peut transformer les processus RH traditionnels.
Depuis sa création en 1978 dans le Nord de la France, Kiabi a révolutionné le secteur du prêt-à-porter en inventant le premier concept de mode à petits prix pour toute la famille. L'entreprise s'est rapidement imposée comme un leader sur son marché.
Kiabi bénéficie d'une reconnaissance particulière : elle est la seule entreprise française classée par Great Place To Work dans la catégorie des multinationales. Cette distinction reflète une stratégie managériale innovante qui mise sur la valorisation des idées des collaborateurs et la création d'une émulation collective.
Avant l'implémentation de Salary Planning, Kiabi gérait ses révisions salariales avec une méthode traditionnelle particulièrement chronophage. Ce processus s'étalait sur dix semaines et nécessitait plusieurs niveaux d'approbation, mobilisant fortement les équipes RH.
Le processus traditionnel impliquait de nombreuses étapes manuelles laborieuses. Les équipes RH devaient extraire les données du logiciel de paie, les intégrer dans Excel, puis décomposer les fichiers par région et par magasin. Il fallait ensuite remonter toutes les versions pour consolider et approuver les propositions, avant de redécouper les fichiers pour permettre aux managers d'annoncer les augmentations et d'éditer les bilans personnels.
Cette méthode générait environ 150 fichiers Excel à gérer simultanément. Malgré l'utilisation de macros pour automatiser certaines tâches, ces manipulations représentaient un investissement temps considérable pour les responsables RH, sans garantir une sécurisation optimale des données sensibles.
Face à ces défis opérationnels, Kiabi a choisi d'adopter Salary Planning, une solution spécialisée dans la gestion des campagnes de révision salariale. Cette décision répondait à trois objectifs stratégiques :
Le Responsable Rémunération chez Kiabi, a immédiatement perçu les avantages de Salary Planning en termes de fiabilité et de gain de temps. L'entreprise a donc décidé de déployer la solution en seulement trois mois pour gérer la campagne suivante.
Le défi était ambitieux : il fallait définir les rôles et approbations des 330 managers et responsables RH, puis s'assurer que tout le monde soit prêt pour que le processus se déroule sans problème. Accompagnée par les équipes Allshare, Kiabi a réussi à mettre en place le logiciel dans les délais impartis.
Pour former les utilisateurs, un simple document PowerPoint a suffi, car le logiciel présente une interface très intuitive qui ne bouleverse pas les habitudes des personnes sur le terrain.
Après une première campagne menée dans les délais prévus, le bilan s'est révélé très positif pour Kiabi.
L'élimination des fichiers Excel a permis de gagner une semaine complète par campagne, sans compter le temps économisé par les managers. Ces gains se chiffrent à 60 jours par an, répartis de la façon suivante :
Les gains ne se limitent pas au temps, mais incluent également une plus grande souplesse d'utilisation. Avec le précédent système, il était complexe de gérer les changements organisationnels qui surviennent en début d'année, comme un salarié changeant de service ou de magasin en cours de trimestre.
Grâce à la solution centralisée hébergée dans le cloud, les changements sont désormais immédiats et répercutés instantanément pour tous les utilisateurs.
Le choix du cloud a nécessité un examen attentif des politiques de sécurité Allshare par les équipes informatiques de Kiabi. Le logiciel est hébergé sur les propres datacenters de l'éditeur, ce qui assure une meilleure maîtrise de l'administration du système et de la gestion des performances.
Au-delà des gains opérationnels, Salary Planning a permis à Kiabi d'améliorer ses pratiques RH de manière significative.
Disposer d'un logiciel dédié aux campagnes de révision salariale offre aux équipes RH la possibilité de piloter plus facilement le processus. Elles obtiennent désormais une vision globale du processus et de son avancement en temps réel.
La mise en place de cette solution a également permis de définir de meilleures pratiques, comme l'explique le responsable : "Salary Planning nous permet d'uniformiser nos pratiques et de réaliser nos campagnes avec plus de rigueur."
Le partage du même outil facilite l'analyse des rémunérations, ce qui permet d'assurer une plus grande équité dans l'application des augmentations. Cette harmonisation contribue à renforcer la cohérence des politiques RH à travers l'ensemble de l'organisation.
Kiabi apprécie particulièrement la simplicité du logiciel. Pour les managers sur le terrain, l'utilisation reste aussi simple qu'avec un tableur, ce qui facilite l'adoption et limite les résistances au changement.
Fort de cette réussite, Kiabi envisage déjà la prochaine étape : étendre l'utilisation du logiciel à d'autres pays. Cette expansion nécessitera de lancer un nouveau projet pour s'adapter aux particularités réglementaires et culturelles de chaque pays.
L'implémentation de Salary Planning chez Kiabi illustre parfaitement comment une solution technologique adaptée peut transformer les processus RH traditionnels. Cette transformation a permis à l'entreprise de concilier efficacité opérationnelle, sécurité des données et simplicité d'utilisation.
Comme le résume le responsable Rémunération : "Les managers ont un outil aussi simple qu'avant, et pour les RH, c'est un gain de temps et de sécurité considérable."
Cette réussite démontre que la digitalisation des processus RH, lorsqu'elle est bien menée, peut générer des bénéfices significatifs pour l'ensemble de l'organisation tout en préservant l'expérience utilisateur.
Chiffres clés du projet :
Explorez notre plateforme avec l'un de nos experts, sans aucun engagement. Vous pourrez voir son fonctionnement et comment elle peut vous aider à piloter votre avenir.
