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Certification
Iso 27001
L'ISO/IEC 27001 est une norme internationale de sécurité des systèmes d'information de l'ISO et la IEC.
La raison d’être d’un tableau de bord en ressources humaines est d’améliorer et mesurer la performance de la Direction des Ressources Humaines (DRH) et celle de l’entreprise, en présentant une une vision globale de l’activité.
C’est un outil de pilotage stratégique destiné à mesurer l’activité des ressources humaines via l’atteinte d’objectifs.
Cela consiste à élaborer un tableau qui présente un ensemble structuré d’indicateurs de performance spécifiques au domaine de la gestion des ressources humaines, et les écarts entre les résultats obtenus et les objectifs fixés.
Le tableau de bord devient un outil essentiel de gestion, d’aide à la décision mais aussi pour suivre les indicateurs sociaux. En suivant l’évolution des indicateurs à une fréquence donnée, il sert de guide pour orienter les actions vers l’atteinte des objectifs fixés.
La fonction Ressources Humaines s’est longtemps caractérisée par une culture plus qualitative que quantitative, plus lettres que chiffres. Les équipes travaillent surtout à partir d’éléments tels que les contrats, comptes rendus, entretiens, évaluations, politiques internes, contentieux, ou encore procédures, qui relèvent surtout de l’écrit et de l’analyse qualitative … la paie étant à part …
Cela distingue la fonction RH d’autres fonctions, comme la finance, la production, le commercial qui reposent elles largement sur des indicateurs chiffrés, des outils de mesure de la performance.
Or, la fonction RH gère une part majeure des coûts de l’entreprise, notamment à travers la masse salariale, le recrutement, les dépenses de formation. Dans de nombreuses organisations, la masse salariale constitue le premier poste de dépense.
Il devient nécessaire pour la fonction RH de quantifier ses activités et de traduire ses actions et politiques en données mesurables.
Cela permet de rendre la contribution RH plus lisible pour la direction générale et les autres fonctions de l’entreprise, plus habituées à raisonner en termes de résultats chiffrés.
Cela permet surtout de transformer des dynamiques humaines et organisationnelles en indicateurs chiffrés, d’objectiver ses actions, d’inclure son impact à la performance globale de l’organisation.
Le tableau de bord renforce la légitimité de la fonction RH : fixation et suivi des objectifs RH en lien avec le business, choix d'indicateurs concrets, mesurer les résultats, analyser des données, comparer, et aider à la décision.
Face à de nouveaux défis sociétaux, il est un allié nécessaire pour piloter le changement dans un contexte de transformation rapide et d’évolutions réglementaires permanentes.
Les avantages du tableau de bord RH :
Face à des contraintes financières croissantes, le tableau de bord RH doit démontrer que, au delà d’un coût, la fonction RH détient des leviers de performance pour le développement de l’entreprise : structure des effectifs, turnover, absentéisme, structure de rémunération, pyramide des âges …
La fonction RH devient stratégique en mesurant ses actions et les communiquant.
Le tableau de bord RH fournit une vision d'ensemble et mesurée de la stratégie RH.
Cette section présente les étapes pour construire et la mise en œuvre d'un tableau de bord performant.
La mise en place d’un tableau de bord RH efficace suit une démarche structurée afin de garantir la pertinence des informations et leur utilité pour les utilisateurs.
La première étape consiste à déterminer ce que l’on souhaite piloter. Le tableau de bord répond aux enjeux stratégiques de l’entreprise et aux problématiques RH identifiées : masse salariale, effectifs, recrutement, fidélisation, absentéisme, formation. …
La description de l’objectif est fondamentale, elle doit être validée avec un groupe de travail afin que tous les acteurs concernés valident le but à atteindre.
Selon la nature de l’objectif, celui-ci peut être décliné en actions.
Exemple :
Recruter 50 salariés en CDI dans la fonction production sur une année.
L’objectif final est-il de disposer de 50 salariés nouveaux en fin d’année ? Si oui, et compte tenu des départs en cours de période d’essai, l’objectif réel ne serait-il pas d’en recruter 70 ? Le nombre de recrutement doit-il être linéaire par mois, ou 80 % des recrutements ne doivent-ils pas être effectués au 1er semestre ?
Dans le tableau de bord RH, l’écart mensuel voire annuel par rapport à l’objectif à atteindre sera donc actualisé tous les mois ; en tenant compte non seulement des recrues mais aussi du turnover ; voire des transformations de CDD ou contrats en alternance en CDI.
Chaque objectif est mesuré par un ou plusieurs indicateurs clés de performance (KPIs), sélectionnés pour répondre à cet objectif.
Une fois les objectifs définis avec précision, il convient de sélectionner un nombre limité d’indicateurs.
Ceux-ci doivent être :
Il ne s’agit pas de multiplier les indicateurs, mais de retenir ceux qui apportent une réelle valeur pour le pilotage des objectifs.
La qualité d’un tableau de bord dépend de la fiabilité des données utilisées. Il est nécessaire de définir les sources d’information (SIRH, paie, gestion des temps, ..) et de s’assurer que les données sont standardisées, uniques, exactes, et actualisées. N’y a t-il pas de doublon ? quelle source d’information fournira la donnée la plus exacte, la plus cohérente ?
Un tableau de bord doit être facile à lire, à comprendre, à interpréter. Les informations doivent être synthétiques, structurées par thèmes ou objectif à atteindre, présentées à l’aide de tableaux, illustrées par des graphiques ou pictogrammes pour identifier rapidement les tendances et les écarts. Le plus ? un glossaire définissant chaque indicateur.
La fréquence de livraison du tableau de bord RH est liée à la pertinence des indicateurs. Si un indicateur évolue mensuellement, il doit être actualisé dans un tableau de bord mensuel pour identifier et corriger rapidement les éventuelles dérives.
Si d’autres KPIs n’évoluent que tous les trimestres ou les ans, ils peuvent être intégrés dans un tableau de bord trimestriel/annuel, complémentaire du mensuel. Quoi de plus ennuyeux que de lire un tableau de bord sans nouveauté ?
Exemple : accidents du travail / maladies professionnelles
Un taux de cotisation d’accident de travail / maladie professionnelle est déterminé tous les ans par la CARSAT. Il n’est donc pas utile de l’intégrer dans un tableau de bord RH mensuel. En revanche, ce tableau de bord peut présenter le nombre d‘accidents du travail survenus, le nombre d’accidents de travail ayant entrainé un arrêt de travail ; et ce dans un objectif annuel de limiter le nombre d’accidents de travail à un nombre défini.
À quels interlocuteurs, quels métiers, ce tableau de bord s’adresse-t-il ? S’agit-il de spécialistes de la fonction RH, de généralistes, d’experts d’autres domaines ?
Pour que le destinataire se sente concerné par l’indicateur, ce dernier doit être limité à son périmètre d’action. Un indicateur global peut être décliné par unité ou service, afin que chaque entité dispose de son propre niveau de suivi et soit impliquée dans l’atteinte de l’objectif qui lui est assigné, tout en garantissant la confidentialité des données.
Exemple : un tableau de bord synthétique adressé à la direction générale ; décliné en 10 tableaux de bord destinés aux directions opérationnelles, figurant eux en « annexe » du tableau de bord synthétique.
En parallèle, le tableau de bord peut être structuré par thème pour la fonction RH, où figure dans chaque domaine la déclinaison par entités des objectifs, facilitant le suivi du collaborateur RH, en charge du domaine concerné.
Un tableau de bord RH efficace permet de suivre les indicateurs clés et homogènes pour analyser et décider, dans le sens des objectifs fixés.
Un bon indicateur est un indicateur S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Acceptable et ambitieux, Réaliste, Temporellement défini).
Spécifique : Simple à comprendre, clair, précis, pour que l’objectif ait une légitimité.
Mesurable : un indicateur doit être quantifié. Pour réaliser un objectif, la définition d’un seuil est nécessaire pour déterminer le niveau à atteindre, et par souci d’évaluation des moyens nécessaire pour y parvenir.
Acceptable et ambitieux : un objectif acceptable est un objectif ambitieux qui représente un défi et est motivant, et il est donc partagé par les parties prenantes. Exemple :
Réaliste tout en étant ambitieux : l’objectif doit être réaliste pour éviter la démotivation. Exemple : réduire le taux de démission de 60 % en 6 mois. Les actions nécessaires pour atteindre cet objectif sont-elles réalisables en 6 mois, former les managers au recrutement, améliorer le processus d'onboarding …
Temporellement défini : délimité dans le temps avec une deadline nommée, exemple 31 décembre 2026. Pour des objectifs pluriannuels, il est indispensable d’envisager des deadlines intermédiaires.
On peut différencier deux types d’indicateurs :
L’indicateur de performance peut être composé de plusieurs indicateurs de pilotage, au maximum trois.
Reprenons l’exemple précédent de réduction du taux de démissions. L’indicateur de performance est de réduire le taux de démission de 60 %. Un premier indicateur de pilotage est de former 100 % des managers au recrutement, Un second indicateur mesure la tenue des entretiens de suivi en période d’essai ou parcours d’intégration.
La comparaison de l’indicateur
Un indicateur est lié à un historique, il est séquentiel et consolidable ; présenté par exemple en mensuel et en cumul annuel.
L’évolution est exprimée en valeur, en pourcentage vs le mois précédent, ou vs le même mois de l’année précédente.
Les données se croisent : l’effectif total se compare au CA, l’effectif CDD à l’effectif total.
Les indicateurs se comparent d’une entité à une autre.
Les indicateurs peuvent être classés en familles, dont la structure et l’appellation est propre à chaque organisation au vu des objectifs à piloter en priorité.
Ci-après des exemples d’indicateurs à inclure dans un tableau de suivi.
Ils mesurent la performance des collaborateurs.
Ils mesurent la composition de l’effectif.
Ils mesurent le retour sur investissement de la fonction recrutement et intégration.
Ils mesurent le niveau de satisfaction des collaborateurs.
Le choix des indicateurs est adapté aux objectifs de chaque organisation.
Les graphiques doivent représenter au mieux les informations, à savoir :
En regroupant les principaux indicateurs sociaux, le tableau de bord permet aux équipes RH de suivre l’activité, d’anticiper les tendances et de prendre des décisions adaptées. Il reflète l’organisation de travail de la fonction RH.
Il devient un guide central pour la fonction RH, chaque équipe reconnait ses objectifs propres, déclinés en actions et en indicateurs ; et inversement, chaque objectif / action / indicateur est pris en charge par un référent et une équipe.
Le tableau de bord RH permet de suivre l’évolution des indicateurs à différentes fréquences (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), selon la périodicité de mise à jour des données.
Chaque interlocuteur peut ainsi piloter l’avancement de son périmètre de responsabilité ; et la direction dispose d’une vue d’ensemble de ces progressions.
Dans l’organisation du travail de la DRH, cette dimension de suivi se traduit par la répartition des indicateurs entre différents référents. Par exemple, un collaborateur en charge du pilotage de la masse salariale, un autre du recrutement, ou encore de la santé et sécurité. Le tableau de bord est l’un outil collectif de suivi de l’activité.
Dès lors que plusieurs familles d’indicateurs se recoupent, les acteurs concernés doivent se coordonner régulièrement.
Le tableau de bord RH permet d’anticiper les évolutions et les risques potentiels. L’analyse des indicateurs dans le temps met en évidence des tendances qui peuvent alerter les responsables RH : évolution rapide de la masse salariale, du turnover, de l’absentéisme ..
Le tableau de bord social permet d’identifier au plus tôt certains besoins : lancer une campagne de recrutement, renforcer la formation, ajuster les effectifs.
Dans ce cadre, le tableau de bord contribue à structurer les échanges au sein de équipes RH. Les réunions de suivi s’appuient sur les indicateurs afin d’analyser les tendances observées et de préparer les actions à mettre en œuvre.
En s’appuyant sur des données fiables et partagées, les décisions sont plus argumentées et plus en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.
Le tableau de bord sert de support de pilotage pour les responsables RH, facilite le suivi des priorités. La hiérarchie des objectifs et indicateurs adoptée pour le tableau de bord ne doit -elle pas être celle des priorités de la DRH ?
Le tableau de bord s’aligne sur les priorités stratégiques de la DRH et de l’entreprise. Il est structuré :
Pour établir un tableau de bord RH, plusieurs outils peuvent être utilisés.
Ses avantages ?
Ses inconvénients ?
Nous avons préparé un modèle de tableau que vous pouvez télécharger gratuitement en cliquant ici.
Un SIRH permet de centraliser et d’automatiser la gestion des données RH (effectifs, paie, absences, formation, recrutement).
Certains SIRH intègrent directement des modules de tableaux de bord, facilitant la production d’indicateurs RH fiables et régulièrement actualisés.
Pour autant, ils ne permettent pas toujours de modifier les indicateurs selon les besoins changeants de l’utilisateur. Il n’est pas non plus aisé d’y importer des données non intégrées dans le SIRH.
Ces solutions sont adaptées à la génération de tableaux de bord RH, ou dashboards.
Elles apportent :
Ces solutions sont très utiles si vous traitez un volume d’informations conséquent. Ils sont généralement mieux positionnées comme outil d'aide à la décision et outil de communication.
La digitalisation d’un tableau de bord RH consiste à transformer ses données papier et ses procédures en données numériques, intégrées et traitées au sein de processus automatisés.
Cela fait gagner du temps, réduit les tâches répétitives, et diminue les risques d’erreur.
Cela apporte aux utilisateurs une meilleure expérience de travail.
Voici une démarche par étapes pour vous guider dans la digitalisation de votre tableau de bord RH.
Les besoins au sein de la fonction RH doivent définis. S’agit -il de :
Ces objectifs RH peuvent être classés par priorité, et leur réalisation échelonnée dans le temps.
Les processus qui généreront le plus d’impact pour les collaborateurs RH voire l’ensemble des utilisateurs du tableau de bord, sont ceux qui ont un faible coût et une apportent une forte valeur. Leur digitalisation doit être effectuée en priorité.
connecter les systèmes en temps réel afin que les data se synchronisent automatiquement et éviter toute intervention manuelle.
La correction manuelle des erreurs dans les bases de données est chronophage.
La fiabilisation des données vise à améliorer la qualité des data et comporte plusieurs volets :
Cela intègre aussi le processus d’actualisation ; les données évoluent constamment, il mieux vaut privilégier les plus récentes.
Mettre en place un processus récurrent de fiabilisation permet de garantir en continu la validité des données.
La digitalisation de votre tableau de bord peut se faire par étapes.
Sa constitution peut être évolutive, par thèmes.
Sa diffusion peut également être progressive, par directions, fonctions ou entités de l’entreprise.
Au fur et à mesure de sa diffusion, les utilisateurs devront être formés à sa lecture et compréhension.
La digitalisation du tableau de bord incite à mettre en place des processus RH fluides et sécurisés, à garantir la conformité. L’automatisation crée de la valeur, réduit les erreurs et met à disposition des informations fiables dans un délai court, ce qui facilite une prise de décisions rapide.
Peut-on écrire qu’un tableau de bord est celui dans lequel les objectifs qu’il décrit sont atteints ?
Si oui, il y a des clés de réussite :
N’est-ce pas un tableau de bord devenu Dashboard ?
Un tableau de bord RH efficace est celui que l’utilisateur attend dans son planning de travail, qu’il sollicite auprès de la fonction RH si celui -ci n’est pas livré dans les délais.
C’est un tableau de bord dont on mesure la performance : délais de traitement, délai de lecture, taux de satisfaction des utilisateurs.
Enfin, c’est un tableau de bord RH que les autres vous envient …
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