Comment mettre en place un tableau de bord RH efficace dans votre entreprise ?

À retenir

• Pilotage stratégique : Le tableau de bord RH traduit les dynamiques humaines en données chiffrées (KPIs) pour légitimer et mesurer l'impact de la DRH.
• Fiabilité des données : La réussite d'un dashboard repose sur la centralisation, l'exactitude et la standardisation des informations issues des SIRH ou de la paie.
• Méthode S.M.A.R.T : Chaque indicateur doit être Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini.
• Digitalisation : L'utilisation de solutions pilotage spécialisées permet d'automatiser la collecte et la consolidation, réduisant les erreurs et facilitant la prise de décision.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord en ressources humaines ?

Un tableau de bord en ressources humaines est un outil de pilotage stratégique présentant des indicateurs clés (KPIs) pour mesurer la performance de la DRH et orienter la prise de décision.

La raison d’être d’un tableau de bord en ressources humaines est d’améliorer et mesurer la performance de la Direction des Ressources Humaines (DRH) et celle de l’entreprise, en présentant une vision globale de l’activité. C’est un outil de pilotage stratégique destiné à mesurer l’activité des ressources humaines via l’atteinte d’objectifs.

Cela consiste à élaborer un tableau qui présente un ensemble structuré d’indicateurs de performance spécifiques au domaine de la gestion des ressources humaines, et les écarts entre les résultats obtenus et les objectifs fixés. À travers cet article, nous allons détailler les étapes pour concevoir cet instrument indispensable.

Le tableau de bord devient un outil essentiel de gestion, d’aide à la décision mais aussi pour suivre les indicateurs sociaux. En suivant l’évolution des indicateurs à une fréquence donnée, il sert de guide pour orienter les actions vers l’atteinte des objectifs fixés.

Quels sont les avantages d'un tableau de bord RH ?

Un tableau de bord RH permet d'objectiver la stratégie sociale, d'anticiper les tendances et de légitimer la fonction RH auprès de la direction générale grâce à des données fiables.

L'importance de la donnée dans la fonction RH

La fonction Ressources Humaines s’est longtemps caractérisée par une culture plus qualitative que quantitative, plus lettres que chiffres. Les équipes travaillent surtout à partir d’éléments tels que les contrats, comptes rendus, entretiens, évaluations, politiques internes, contentieux, satisfaction des employés, ou encore procédures, qui relèvent surtout de l’écrit et de l’analyse qualitative … la paie étant à part.

Cela distingue la fonction RH d’autres fonctions, comme la finance, la production, le commercial qui reposent elles largement sur des indicateurs chiffrés, des outils de mesure de la performance. Face à chaque nouvelle situation économique ou sociale, la DRH doit pourtant prouver son efficacité avec la même rigueur analytique.

Or, la fonction RH gère une part majeure des coûts de l’entreprise, notamment à travers la masse salariale, le recrutement, les dépenses de formation. Dans de nombreuses organisations, la masse salariale constitue le premier poste de dépense. Il devient nécessaire pour la fonction RH de quantifier ses activités et de traduire ses actions et politiques en données mesurables.

Cela permet de rendre la contribution RH plus lisible pour la direction générale et les autres fonctions de l’entreprise, plus habituées à raisonner en termes de résultats chiffrés. Cela permet surtout de transformer des dynamiques humaines et organisationnelles en indicateurs chiffrés, d’objectiver ses actions, d’inclure son impact à la performance globale de l’organisation.

Le tableau de bord renforce la légitimité de la fonction RH : fixation et suivi des objectifs RH en lien avec le business, choix d'indicateurs concrets, mesurer les résultats, analyser des données, comparer, et aider à la décision. Face à de nouveaux défis sociétaux, il est un allié nécessaire pour piloter le changement dans un contexte de transformation rapide et d’évolutions réglementaires permanentes.

Les avantages du tableau de bord RH se résument ainsi : 

• Visualiser les résultats de la stratégie RH
• Aider à la décision
• Stimuler l’amélioration continue
• Identifier les dysfonctionnements sociaux
• Anticiper les tendances émergentes

Face à des contraintes financières croissantes, le tableau de bord RH doit démontrer que, au-delà d’un coût, la fonction RH détient des leviers de performance pour le développement de l’entreprise : 

• structure des effectifs, 
• turnover, 
• absentéisme, 
• structure de rémunération, 
• pyramide des âges… 

La fonction RH devient stratégique en mesurant ses actions et les communiquant. Le tableau de bord RH fournit une vision d'ensemble et mesurée de la stratégie RH.

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Comment mettre en place un tableau de bord RH efficace ?

Pour créer un dashboard performant, il faut définir des objectifs clairs, sélectionner des KPIs ciblés, centraliser des données fiables et choisir une périodicité adaptée à vos destinataires.

Cette section présente les étapes pour construire et la mise en œuvre d'un tableau de bord performant.

1. Construire des bases solides et définir les objectifs

La mise en place d’un tableau de bord RH efficace suit une démarche structurée afin de garantir la pertinence des informations et leur utilité pour les utilisateurs. 

2. Définir les objectifs du tableau de bord RH

La première étape consiste à déterminer ce que l’on souhaite piloter. Le tableau de bord répond aux enjeux stratégiques de l’entreprise et aux problématiques RH identifiées : masse salariale, effectifs, recrutement, fidélisation, absentéisme, formation… La description de l’objectif est fondamentale, elle doit être validée avec un groupe de travail afin que tous les acteurs concernés valident le but à atteindre. Selon la nature de l’objectif, celui-ci peut être décliné en actions.

Exemple : Recruter 50 salariés en CDI dans la fonction production sur une année. L’objectif final est-il de disposer de 50 salariés nouveaux en fin d’année ? Si oui, et compte tenu des départs en cours de période d’essai, l’objectif réel ne serait- il pas d’en recruter 70 ? Le nombre de recrutement doit-il être linéaire par mois, ou 80 % des recrutements ne doivent- ils pas être effectués au 1er semestre ? 
Dans le tableau de bord RH, l’écart mensuel voire annuel par rapport à l’objectif à atteindre sera donc actualisé tous les mois ; en tenant compte non seulement des recrues mais aussi du turn - over ; voire des transformations de CDD ou contrats en alternance en CDI. 

Chaque objectif est mesuré par un ou plusieurs indicateurs clés de performance (KPIs), sélectionnés pour répondre à cet objectif. 

2. Identifier les indicateurs ou KPIs pertinents

Une fois les objectifs définis avec précision, il convient de sélectionner un nombre limité d’indicateurs. Ceux-ci doivent être :

• Pertinents par rapport aux objectifs
• Mesurables et fiables
• Faciles à comprendre
• Comparables dans le temps

Il ne s’agit pas de multiplier les indicateurs, mais de retenir ceux qui apportent une réelle valeur pour le pilotage des objectifs. Il est donc indispensable de créer une arborescence claire, où seuls les ratios décisifs sont mis en lumière pour éviter la surcharge d'informations.

3. Collecter, centraliser et fiabiliser les données

La qualité d’un tableau de bord dépend de la fiabilité des données utilisées. Il est nécessaire de définir les sources d’information (SIRH, paie, gestion des temps...) et de s’assurer que les données sont standardisées, uniques, exactes, et actualisées. N’y a-t-il pas de doublon ? Quelle source d’information fournira la donnée la plus exacte, la plus cohérente ?

4. Choisir une présentation claire et définir la fréquence de suivi

Un tableau de bord doit être facile à lire, à comprendre, à interpréter. Les informations doivent être synthétiques, structurées par thèmes ou objectif à atteindre, présentées à l’aide de tableaux, illustrées par des graphiques ou pictogrammes pour identifier rapidement les tendances et les écarts. Le plus ? Un glossaire définissant chaque indicateur.

5. Définir la fréquence de suivi

La fréquence de livraison du tableau de bord RH est liée à la pertinence des indicateurs. Si un indicateur évolue mensuellement, il doit être actualisé dans un tableau de bord mensuel pour identifier et corriger rapidement les éventuelles dérives. Si d’autres KPIs n’évoluent que tous les trimestres ou les ans, ils peuvent être intégrés dans un tableau de bord trimestriel/annuel, complémentaire du mensuel. Quoi de plus ennuyeux que de lire un tableau de bord sans nouveauté ?

• Exemple : accidents du travail / maladies professionnelles. Un taux de cotisation d’accident de travail / maladie professionnelle est déterminé tous les ans par la CARSAT. Il n’est donc pas utile de l’intégrer dans un tableau de bord RH mensuel. En revanche, ce tableau de bord peut présenter le nombre d‘accidents du travail survenus, le nombre d’accidents de travail ayant entraîné un arrêt de travail ; et ce dans un objectif annuel de limiter le nombre d’accidents de travail à un nombre défini.

5. Choisir les destinataires / utilisateurs

À quels interlocuteurs, quels métiers, ce tableau de bord s’adresse-t-il ? S’agit-il de spécialistes de la fonction RH, de généralistes, d’experts d’autres domaines ? Pour que le destinataire se sente concerné par l’indicateur, ce dernier doit être limité à son périmètre d’action.

Un indicateur global peut être décliné par unité ou service, afin que chaque entité dispose de son propre niveau de suivi et soit impliquée dans l’atteinte de l’objectif qui lui est assigné, tout en garantissant la confidentialité des données. Pour correctement gérer ces accès, il convient d'attribuer des droits de lecture spécifiques en fonction du profil de chaque manager.

• Exemple : un tableau de bord synthétique adressé à la direction générale ; décliné en 10 tableaux de bord destinés aux directions opérationnelles, figurant eux en « annexe » du tableau de bord synthétique. En parallèle, le tableau de bord peut être structuré par thème pour la fonction RH, où figure dans chaque domaine la déclinaison par entités des objectifs, facilitant le suivi du collaborateur RH, en charge du domaine concerné. 

Un tableau de bord RH efficace permet de suivre les indicateurs clés et homogènes pour analyser et décider, dans le sens des objectifs fixés. 

Quels sont les indicateurs d'un tableau de bord RH ?

Un bon indicateur RH doit répondre à la méthode S.M.A.R.T. et être classé par famille logique (économique, structurel, recrutement, formation, rémunération, climat social).

1. Le bon indicateur : La méthode S.M.A.R.T.

Un bon indicateur est un indicateur S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Acceptable et ambitieux, Réaliste, Temporellement défini).

1. Spécifique : Simple à comprendre, clair, précis, pour que l’objectif ait une légitimité.
2. Mesurable : Un indicateur doit être quantifié. Pour réaliser un objectif, la définition d’un seuil est nécessaire pour déterminer le niveau à atteindre, et par souci d’évaluation des moyens nécessaires pour y parvenir.
3. Acceptable et ambitieux : Un objectif acceptable est un objectif ambitieux qui représente un défi et est motivant, et il est donc partagé par les parties prenantes. Exemple : Taux d’absentéisme. Baisser le taux d’absentéisme de 0,2 % est trop faible, cela manque d’ambition. À l’inverse, le réduire de 50 % n’est peut-être pas atteignable sur une période annuelle mais plutôt pluriannuelle.
4. Réaliste tout en étant ambitieux : L’objectif doit être réaliste pour éviter la démotivation. Exemple : réduire le taux de démission de 60 % en 6 mois. Les actions nécessaires pour atteindre cet objectif sont-elles réalisables en 6 mois, former les managers au recrutement, améliorer le processus d'onboarding…
5. Temporellement défini : Délimité dans le temps avec une deadline nommée, exemple 31 décembre 2026. Pour des objectifs pluriannuels, il est indispensable d’envisager des deadlines intermédiaires.

2. La nature et la comparaison des indicateurs

On peut différencier deux types d’indicateurs : 

• des indicateurs de performance (répondant à l’objectif)
• des indicateurs de pilotage. 

L’indicateur de performance peut être composé de plusieurs indicateurs de pilotage, au maximum trois.

Reprenons l’exemple précédent de réduction du taux de démissions. L’indicateur de performance est de réduire le taux de démission de 60 %. Un premier indicateur de pilotage est de former 100 % des managers au recrutement. Un second indicateur mesure la tenue des entretiens de suivi en période d’essai ou parcours d’intégration.

Un indicateur est lié à un historique, il est séquentiel et consolidable ; présenté par exemple en mensuel et en cumul annuel. L’évolution est exprimée en valeur, en pourcentage vs le mois précédent, ou vs le même mois de l’année précédente. Les données se croisent : l’effectif total se compare au CA, l’effectif CDD à l’effectif total. Les indicateurs se comparent d’une entité à une autre.

3. Les familles d’indicateurs

Les indicateurs peuvent être classés en familles, dont la structure et l’appellation est propre à chaque organisation au vu des objectifs à piloter en priorité.

Indicateurs économiques et financiers (Performance) : 

• Chiffre d’Affaires par effectif, 
• Valeur ajoutée sur effectif, 
• Évolution de la masse salariale, 
• Masse salariale sur Chiffre d’Affaires, 
• Valeur ajoutée sur masse salariale, 
• Effectif de production sur effectif total, 
• Frais de personnel par effectif.

Indicateurs structurels (Composition) : 

• Évolution de l’effectif, 
• Taux de CDD CDI / travail temporaire / stagiaires et alternants sur effectif total, 
• Taux d’encadrement, 
• Effectif de production sur effectif total, 
• Répartitions (parité, pyramide des âges, diplômes), 
• Ancienneté.
  
  Indicateurs du recrutement (ROI) :
• Nombre d’embauches, 
• Pourcentage d’embauches en CDD / CDI, 
• Taux d’acceptation des offres (nombre de candidatures par offre), 
• Nombre de jours vacant de postes clé, 
• Coût moyen d’un recrutement, 
• Pourcentage de périodes d’essai validées, 
• Taux de survie à 6 mois d’embauche.

Indicateurs de la formation : 

• Nombre et pourcentage de salariés formés, 
• Nombre d’heures de formation, 
• Nombre moyen d’heures par formation, 
• Nombre de participants par rapport au nombre d’inscrits, 
• Effort de formation (montant consacré à la formation sur la masse salariale), 
• Coût de l’heure de formation.

Indicateurs de rémunération : 

• Montant moyen de rémunération, 
• Taux d’accroissement des rémunérations, 
• Ratio de progression de pouvoir d’achat (salaire sur l’indice des prix), 
• Structure de rémunération (fixe, variable sur totale), 
• Ratio de hiérarchie des salaires.

Indicateurs de climat social (Satisfaction) : 

• Taux de turnover, 
• Taux de promotion, 
• Taux de mobilité interne, 
• Nature des départs (licenciement, retraite, démissions, ruptures conventionnelles, etc.), 
• Taux absentéisme (dont micro absentéisme, gravité, nature d’absence).

Le choix des indicateurs est adapté aux objectifs de chaque organisation. Les graphiques doivent représenter au mieux les informations, à savoir : 

• des courbes dans le cadre d’une évolution, 
• des diagrammes circulaires pour une proportion, 
• des diagrammes en barres pour comparer des niveaux, 
• voire des courbes sur des diagrammes.

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Pilotez efficacement vos ressources humaines

En regroupant les principaux indicateurs sociaux, le tableau de bord permet aux équipes RH de suivre l’activité, d’anticiper les tendances et de prendre des décisions adaptées. Il reflète l’organisation de travail de la fonction RH.

Il devient un guide central pour la fonction RH, chaque équipe reconnait ses objectifs propres, déclinés en actions et en indicateurs ; et inversement, chaque objectif / action / indicateur est pris en charge par un référent et une équipe. Le tableau de bord RH permet de suivre l’évolution des indicateurs à différentes fréquences (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), selon la périodicité de mise à jour des données. Chaque interlocuteur peut ainsi piloter l’avancement de son périmètre de responsabilité ; et la direction dispose d’une vue d’ensemble de ces progressions.

Un outil de mesure, d'anticipation et de décision

Dans l’organisation du travail de la DRH, cette dimension de suivi se traduit par la répartition des indicateurs entre différents référents. Par exemple, un collaborateur en charge du pilotage de la masse salariale, un autre du recrutement, ou encore de la santé et sécurité. Le tableau de bord est l’un outil collectif de suivi de l’activité. Dès lors que plusieurs familles d’indicateurs se recoupent, les acteurs concernés doivent se coordonner régulièrement.

Le tableau de bord RH permet d’anticiper les évolutions et les risques potentiels. L’analyse des indicateurs dans le temps met en évidence des tendances qui peuvent alerter les responsables RH : évolution rapide de la masse salariale, du turnover, de l’absentéisme... Le tableau de bord social permet d’identifier au plus tôt certains besoins : lancer une campagne de recrutement, renforcer la formation, ajuster les effectifs.

Dans ce cadre, le tableau de bord contribue à structurer les échanges au sein de équipes RH. Les réunions de suivi s’appuient sur les indicateurs afin d’analyser les tendances observées et de préparer les actions à mettre en œuvre. En s’appuyant sur des données fiables et partagées, les décisions sont plus argumentées et plus en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.

Un outil de priorisation multidimensionnel

Le tableau de bord sert de support de pilotage pour les responsables RH, facilite le suivi des priorités. La hiérarchie des objectifs et indicateurs adoptée pour le tableau de bord ne doit-elle pas être celle des priorités de la DRH ?

Il s’aligne sur les priorités stratégiques de la DRH et de l’entreprise. Il est structuré :

• Par importance (top-down) : avec les données les plus critiques visibles au début.
• Par domaine : par exemple, administration du personnel, compensation and benefits, gestion des talents, etc.
• Par séquence spatiale : par entités de l’organisation.

Quels outils pour construire un tableau de bord RH ?

Du tableau Excel classique aux logiciels de gestion avancées de Business Intelligence (BI), le choix de l'outil dépend du volume de vos données et du niveau d'automatisation souhaité.

Pour établir un tableau de bord RH, plusieurs outils d'aide peuvent être utilisés. Voici un comparatif pour vous aider à choisir.

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Nous avons préparé un modèle de tableau que vous pouvez télécharger gratuitement en cliquant ici.

Comment digitaliser votre tableau de bord avec un logiciel RH ?

Digitaliser son reporting permet de supprimer les saisies manuelles chronophages, de sécuriser la data et de diffuser l'information en temps réel aux managers.

La digitalisation d’un tableau de bord RH consiste à transformer ses données papier et ses procédures en données numériques, intégrées et traitées au sein de processus automatisés. Cela fait gagner du temps, réduit les tâches répétitives, et diminue les risques d’erreur. Cela apporte aux utilisateurs une meilleure expérience de travail. Voici une démarche par étapes pour vous guider.

Étapes de digitalisation

1. Définir vos objectifs pour l’organisation de fonction RH 

Les besoins au sein de la fonction RH doivent définis. S’agit -il de : 

• Centraliser et sécuriser les données RH ? 
• Sécuriser les flux ? 
• Réduire les tâches de saisie, d’import de fichier ? 
• Assurer la conformité aux réglementations (RGPD) ? 
• Automatiser l’édition du tableau de bord ? 
• Automatiser son envoi ? 
• Le rendre consultable directement sur un logiciel, sur des périmètres différents ? 

Ces objectifs RH peuvent être classés par priorité, et leur réalisation échelonnée dans le temps. 

2. Cartographier les processus 

• Lister tous les processus nécessaires au tableau de bord : alimentation, calcul des indicateurs, édition, consultation, mise à jour. 
• Identifier les points sensibles, les étapes manuelles à automatiser 
• Déterminer si certains processus sont critiques, et requièrent une traçabilité stricte
• Évaluez le coût et la valeur réelle de chaque processus afin de savoir lesquels digitaliser dans un premier temps. 

Les processus qui généreront le plus d’impact pour les collaborateurs RH voire l’ensemble des utilisateurs du tableau de bord, sont ceux qui ont un faible coût et une apportent une forte valeur. Leur digitalisation doit être effectuée en priorité. 

3. Évaluer les systèmes d’information 

• Quels sont les outils RH nécessaires à l’alimentation du tableau de bord ? 
• Quels systèmes d’information peuvent être connectés pour collecter des données en temps réel ? 

4. Sélectionner une solution RH adaptée

• Rechercher une solution évolutive qui s’intègre à vos systèmes existants, et permet 

connecter les systèmes en temps réel afin que les data se synchronisent automatiquement et éviter toute intervention manuelle.

• S’assurer du respect des normes de sécurité et de conformité. 

5. Fiabiliser les données 

La correction manuelle des erreurs dans les bases de données est chronophage. 

La fiabilisation des données vise à améliorer la qualité des data et comporte plusieurs volets : 

• garantir que les informations du tableau de bord soient correctes et exploitables (bon format, pas de doublons, pas de données manquantes).
• s’assurer de l’intégrité des données (non modifiées), de leur conformité réglementaire,
• veiller à leur sécurité au sein des différents systèmes d’information (gestion des accès ou politique de confidentialité),
• maîtriser leur consolidation, soit le fait de les regrouper et les organiser intelligemment pour en faciliter l’utilisation.

Cela intègre aussi le processus d’actualisation ; les données évoluent constamment, il mieux vaut privilégier les plus récentes.

Mettre en place un processus récurrent de fiabilisation permet de garantir en continu la validité des données.

6. Une mise en place graduelle 

La digitalisation de votre tableau de bord peut se faire par étapes.

Sa constitution peut être évolutive, par thèmes. 

Sa diffusion peut également être progressive, par directions, fonctions ou entités de l’entreprise. 

Au fur et à mesure de sa diffusion, les utilisateurs devront être formés à sa lecture et compréhension. 

7. En synthèse 

La digitalisation du tableau de bord incite à mettre en place des processus RH fluides et sécurisés, à garantir la conformité. L’automatisation crée de la valeur, réduit les erreurs et met à disposition des informations fiables dans un délai court, ce qui facilite une prise de décisions rapide. 

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Comment évaluer l'efficacité d'un tableau de bord RH ?

L'efficacité d'un dashboard RH se mesure à sa capacité à générer des prises de décisions rapides et pertinentes, son taux de lecture par les managers et son niveau d'automatisation.

Peut-on écrire qu’un tableau de bord est celui dans lequel les objectifs qu’il décrit sont atteints ? Si oui, il y a des clés de réussite :

• Les objectifs ont préalablement été bien définis, par un collectif de travail, engagé pour les atteindre.
• Ils sont explicites et expliqués, et ont été traduits avec concision en indicateurs.
• Chaque indicateur est limité dans le temps, présente la progression, et les étapes restant à parcourir.
• Le tableau de bord est clair, facile à lire, comprend des chiffres, des pictogrammes, des graphiques et idéalement des commentaires. Combinée à la technologie, l'intervention RH contextualise les résultats et crée de la valeur.
• Il est automatisé à... 80%, 100 % ? Et est livré dans les heures qui suivent la clôture mensuelle.
• Il est diffusé au plus tôt, afin que les décisions qui en découlent soient prises au plus vite pour un impact plus important vers l’atteinte de l’objectif.
• Il est lu et provoque des réactions. Il évolue, dans le fond et dans la forme.
• Avant son lancement, il y a eu une acculturation adaptée à chaque public. Chaque acteur se sent accompagné par le tableau de bord pour atteindre ses propres objectifs.
• À l’atteinte de l’objectif, les indicateurs sont renouvelés pour avancer vers un nouvel enjeu.

N’est-ce pas un tableau de bord devenu Dashboard ? Un tableau de bord RH efficace est celui que l’utilisateur attend dans son planning de travail, qu’il sollicite auprès de la fonction RH si celui-ci n’est pas livré dans les délais. C’est un tableau de bord dont on mesure la performance : délais de traitement, délai de lecture, taux de satisfaction des utilisateurs. Enfin, c’est un tableau de bord RH que les autres vous envient…

Tableau de bord rh excel : modèle gratuit à télécharger

Téléchargez un exemple de tableau de bord gratuit en cliquant ici.

À propos de l'auteur

Madeleine Podeur

Madeleine Podeur a évolué du développement local vers une carrière de DRH de premier plan, notamment au Groupe Omnium (3 000 salariés, 500 points de vente) où elle a orchestré des transformations numériques et sociales majeures. En 2019, l’ANDRH lui attribue le prix « Transformation numérique de la fonction RH ». Le jury récompense la refonte de la fonction RH dans sa manière de travailler avec une vision stratégique, le lien entre la transformation RH et la performance business. Forte d'une solide expertise en dialogue social et leadership institutionnel, elle accompagne désormais les organisations dans leurs projets de transformation stratégique.

Consulter le profil LinkedIn de Madeleine.