Servier a économisé 1 mois de travail grâce à l’automatisation

Servier, groupe pharmaceutique international et indépendant, a transformé le pilotage de sa masse salariale en s’appuyant sur Scénario RH.

En unifiant ses données et en automatisant les calculs, la direction des ressources humaines a éliminé les tâches manuelles et gagné plus d’1 mois de travail sur ses processus budgétaires. Désormais, les équipes RH et Finance partagent une source unique et fiable pour collaborer efficacement, se concentrer sur l’analyse et prendre des décisions éclairées.

L’objectif était de parler le même langage entre les services RH, contrôle de gestion et comptabilité, et d’éviter l’utilisation du tableur qui ne permettait pas de partager facilement l’information et prenait beaucoup trop de temps aux équipes.

Kevin Trinquet, Responsable Rémunération et Données Sociales, Servier.

L’époque révolue de la production manuelle des données

Servier a éliminé des semaines de travail manuel en connectant ses systèmes RH et Finance à une plateforme unique.

‍Scénario RH s’est interfacé à PeopleSoft (RH) et SAP (Finance) pour consolider en temps réel toutes les données de paie et de comptabilité sur une plateforme collaborative et sécurisée.

Fini les heures passées à collecter et consolider manuellement des données : les indicateurs d’effectifs et de masse salariale sont désormais produits automatiquement. Le gain de temps est estimé à 2 à 3 semaines par entité.

Au-delà de l’automatisation, l’enjeu était de fournir une source de vérité commune. En reliant toutes ses entités en France dans une vue unifiée, Scénario RH est devenu la plateforme centrale fournissant des chiffres fiables, cohérents et actualisés en temps réel. Chaque partie prenante accède aux mêmes données, ce qui sécurise et standardise les processus de pilotage.

La solution se distingue par sa flexibilité : les processus sont harmonisés au niveau groupe, tout en offrant à chaque équipe une interface personnalisée.

Une des forces de Scénario RH est sa souplesse de paramétrage. Il nous permet d’obtenir une vision à la fois par centre de coûts et par entité

Anticiper l’avenir grâce à des scénarios fiables

Avec des données fiables et un outil puissant, Servier peut désormais simuler de multiples scénarios et se projeter à plusieurs années, gagnant en visibilité et en agilité.

‍Scénario RH offre aux équipes la possibilité de tester différentes hypothèses et d’anticiper l’avenir sereinement.

Concrètement, elles peuvent créer et comparer des scénarios pour :

• Construire le budget de masse salariale de l’année suivante (N+1),
• Suivre en temps réel l’exécution du budget en cours,
• Réaliser un rolling forecast mensuel ajusté en continu.

Servier a même décidé d’aller plus loin en élaborant des plans sur 3 ans et 5 ans. Le groupe bénéficie ainsi d’une vision à long terme, et gagne en réactivité : le rolling forecast mensuel permet de détecter rapidement les imprévus, d’ajuster les trajectoires si nécessaire et simplifier la construction d’un budget et/ou d’un réestimé.

« C’est un vrai plaisir de travailler avec un outil comme Scénario RH. Une fois le modèle de données construit, il n’y a plus de limite dans l’utilisation ! »

— Kevin Trinquet, Responsable Rémunération et Données Sociales, Servier

La mise en place de la plateforme a également renforcé la collaboration entre les équipes.

L’adoption de Scénario RH a sensibilisé les équipes RH aux enjeux budgétaires.

Accompagnés par le contrôle de gestion sociale, les équipes RH de chaque entité ont appris à utiliser l’outil et sont désormais acteurs et responsables du processus, renforçant leur rôle dans la planification financière de l’entreprise.

Auparavant c’est le contrôle de gestion qui avait la charge de la projection de la masse salariale. Avec Scenario RH, les HRBP sont beaucoup plus impliqués, c’est désormais la RH qui est responsable de la projection des effectifs et de la masse salariale.

Avec une vue commune et actualisée en permanence, le contrôle de gestion se concentre davantage sur la compilation et le contrôle des écarts tandis que le contrôle de gestion sociale coordonne et anime cette co-construction budgétaire.

Recentrer les équipes sur l’analyse et la décision

En automatisant la production des données, Servier a libéré un temps précieux pour l’analyse. Le temps autrefois consacré à préparer, consolider et vérifier des fichiers Excel est désormais utilisé pour interpréter les indicateurs clés et d’agir en conséquence.

De plus, Servier a significativement renforcé les compétences et la collaboration de ses équipes, notamment au sein des départements RH et Contrôle de Gestion.  Le gain de temps sur la production économisé a permis une montée en compétence notable des équipes RH dans la maîtrise de la donnée, les rendant plus autonomes dans la gestion du quotidien, des projections des effectifs et de la masse salariale.

Cette transformation diffuse une culture du pilotage chiffré au sein de la fonction RH, permettant aux équipes de se concentrer sur l'analyse et la prise de décision éclairée.

Avec un historique de 3 ans et des projections sur 3 ans à 5 ans, le pilotage de la masse salariale gagne en précision. Les tendances deviennent lisibles, et les intuitions peuvent être validées ou infirmées par des données concrètes.

« Nous avons non seulement gagné énormément de temps, mais également amélioré la visibilité. Grâce à des données précises et fiables, Scénario RH nous permet de confirmer ou de relativiser nos impressions et d’intervenir rapidement.  »

Automatiser les reportings légaux pour plus de simplicité

Servier s’est ensuite attaqué à l’automatisation de ses reportings réglementaires, à commencer par la BDESE.

‍La production de la BDESE (Base de Données Économiques et Sociales et Environnementale) a représenté un défi : automatiser une centaine de tableaux regroupant près de 2 000 indicateurs.

Une telle transformation aurait été impossible sans une base de données RH centralisée.

Auparavant, chaque filiale produisait ces états séparément ; désormais, ils sont générés via la plateforme, garantissant cohérence des chiffres et conformité.

Les bénéfices clés pour Servier

• Gain de temps significatif – La collecte automatique des données et l’automatisation des calculs font gagner des semaines de travail à chaque cycle. Ce temps libéré est réinvesti dans l’analyse et les décisions stratégiques.
• Fiabilité des données accrue – En centralisant l’information dans une base unique partagée, Servier dispose d’une source de données cohérente et à jour. Les risques d’erreurs ou de divergences entre fichiers sont éliminés.
• Collaboration et compétences renforcées – Avec un outil partagé et un langage commun entre les équipes RH et Finance, chacun contribue au processus. Cela renforce l’alignement et la confiance dans les chiffres et le gain de temps économisé permet aux équipes de se concentrer sur l’analyse et les problématiques métiers.
• Projection à long terme – Scénario RH offre une perspective pluriannuelle : les plans pluriannuels et la projection en continu par le biais du rolling forecast donnent une vision long terme actualisée en permanence pour anticiper l’avenir.